Cara Menghubungi Editor Jurnal Nasional dengan Sopan untuk Tingkatkan Peluang Diterima

Ingin artikel Anda diperhatikan editor jurnal nasional? Kunci utamanya ada pada komunikasi yang sopan dan profesional.

Sebagai peneliti, dosen, atau mahasiswa, berkomunikasi dengan editor jurnal nasional seringkali menimbulkan kegugupan. Kesalahan dalam berkomunikasi dapat berakibat fatal, mulai dari penolakan naskah hingga membangun reputasi yang kurang baik di mata komunitas akademik. Artikel ini akan membimbing Anda melalui langkah-langkah strategis untuk menghubungi editor jurnal nasional dengan sopan, efektif, dan profesional.

Mengapa Komunikasi yang Sopan dengan Editor Jurnal Sangat Penting?

Dalam dunia publikasi ilmiah, komunikasi yang efektif dengan editor bukan hanya sekadar formalitas, melainkan bagian integral dari proses penerbitan yang sukses. Sebuah email yang ditulis dengan baik dapat membangun hubungan positif, memperjelas maksud Anda, dan menunjukkan profesionalisme Anda sebagai peneliti.

Editor jurnal adalah para profesional yang mengelola proses editorial dengan tanggung jawab besar. Menghargai waktu dan posisi mereka melalui komunikasi yang sopan akan membuka peluang untuk:

• Mempercepat proses review naskah Anda

• Membangun jaringan profesional yang berharga

• Meningkatkan peluang diterimanya naskah Anda

• Membuka kesempatan untuk kolaborasi penelitian di masa depan

Memahami Struktur Tim Editorial Jurnal Nasional

Sebelum menghubungi editor, penting untuk memahami struktur tim editorial jurnal nasional. Mengetahui peran masing-masing posisi akan membantu Anda mengarahkan komunikasi kepada pihak yang tepat .

Tim editorial biasanya terdiri dari:

• Ketua Editor (Editor in Chief): Bertanggung jawab penuh atas keseluruhan kebijakan dan kualitas jurnal

• Editor/Seksi Editor: Menangani naskah berdasarkan bidang ilmu tertentu

• Dewan Editor (Editorial Board): Memberikan arahan strategis dan kebijakan jurnal

• Editor Teknis: Menangani aspek bahasa, layout, dan format naskah

• IT Support: Mengelola sistem dan platform jurnal online

Untuk pertanyaan umum tentang proses submit, Anda dapat menghubungi editor manajemen. Sementara untuk masalah substantif terkait naskah, sebaiknya hubungi section editor atau editor in chief.

5 Langkah Persiapan Sebelum Menghubungi Editor

Persiapan yang matang sebelum menghubungi editor akan membuat komunikasi Anda lebih terstruktur dan efektif. Ikuti langkah-langkah berikut:

1. Identifikasi Editor dan Jurnal yang Tepat

Langkah pertama adalah mengidentifikasi jurnal yang sesuai dengan fokus penelitian Anda. Pastikan jurnal tersebut memiliki ruang lingkup dan target pembaca yang sejalan dengan topik naskah Anda .

Cari informasi tentang:

• Fokus dan ruang lingkup jurnal

• Profil tim editorial

• Panduan penulis (author guidelines)

• Proses dan kebijakan editorial

Sumber terpercaya seperti SINTA (Science and Technology Index) yang dikelola Kemdiktisaintek dapat membantu Anda mengecek kredibilitas jurnal nasional .

2. Temukan Informasi Kontak yang Relevan

Setelah menentukan jurnal tujuan, carilah informasi kontak editor yang tepat. Informasi ini biasanya tersedia di situs web jurnal, tepatnya di bagian “Editorial Team” atau “Contact Us” .

Pastikan Anda menghubungi:

• Editor yang sesuai dengan bidang penelitian Anda

• Posisi editorial yang relevan dengan kebutuhan Anda

• Melalui saluran komunikasi yang resmi

3. Siapkan Semua Dokumen Pendukung

Sebelum mengirim email, siapkan terlebih dahulu:

• Naskah artikel lengkap (jika diperlukan)

• Data pendukung atau lampiran relevan

• Riwayat submission (nomor artikel, tanggal submit)

• Surat pengantar (cover letter) yang profesional

4. Pahami Waktu yang Tepat untuk Menghubungi

Pertimbangkan waktu pengiriman pesan dengan bijak :

• Hindari mengirim email pada akhir pekan atau hari libur

• Pertimbangkan perbedaan zona waktu jika editor berada di wilayah berbeda

• Waktu kerja pada hari Senin-Kamis pagi umumnya paling optimal

5. Susun Rangkaian Pesan dengan Baik

Rencanakan alur komunikasi Anda:

• Tentukan tujuan utama komunikasi

• Siapkan poin-poin yang akan disampaikan

• Antisipasi pertanyaan atau respons yang mungkin diberikan editor

Template dan Contoh Email yang Efektif untuk Berbagai Situasi

Berikut adalah template email yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan spesifik Anda:

Template 1: Email Pertanyaan tentang Kesesuaian Naskah Sebelum Submit

Subjek: Pertanyaan mengenai Kesesuaian Naskah untuk Jurnal [Nama Jurnal]

Kepada Yth.
Bapak/Ibu Editor
[Nama Jurnal]
di Tempat

Dengan hormat,

Perkenalkan, nama saya [Nama Lengkap], [jabatan] dari [afiliasi institusi]. Saya sedang menyelesaikan naskah penelitian berjudul “[Judul Naskah]” yang membahas tentang [ringkasan topik secara singkat].

Saya tertarik untuk mengirimkan naskah ini ke [Nama Jurnal] dan ingin memastikan kesesuaian topik penelitian saya dengan fokus dan ruang lingkup jurnal yang Bapak/Ibu pimpin.

Berdasarkan panduan penulis, topik saya termasuk dalam [sebutkan bidang yang relevan]. Namun, saya ingin memastikan langsung apakah topik seperti ini sesuai untuk jurnal yang Bapak/Ibu edit.

Terima kasih atas perhatian dan waktu yang Bapak/Ibu berikan. Saya menantikan respons dari Bapak/Ibu.

Hormat saya,
[Nama Lengkap]
[Afiliasi Institusi]
[Alamat Email]
[Nomor Telepon]

Template 2: Email Tanya Status Naskah yang Sedang dalam Proses Review

Subjek: Pertanyaan Status Naskah [Nomor Naskah] – [Judul Singkat Naskah]

Kepada Yth.
Bapak/Ibu Editor
[Nama Jurnal]
di Tempat

Dengan hormat,

Saya ingin menanyakan status naskah yang saya kirimkan dengan judul “[Judul Lengkap Naskah]” dan nomor naskah [Nomor Naskah], yang telah saya submit pada [tanggal submit].

Saya memahami bahwa proses review memerlukan waktu dan Bapak/Ibu beserta tim sedang bekerja untuk menjaga kualitas publikasi. Saya hanya ingin mengetahui perkembangan terbaru dan perkiraan waktu yang dibutuhkan untuk proses selanjutnya.

Terima kasih atas perhatian dan waktu yang Bapak/Ibu berikan. Saya menantikan kabar dari Bapak/Ibu.

Hormat saya,
[Nama Lengkap]
[Afiliasi Institusi]
[Alamat Email]
[Nomor Telepon]

Template 3: Email Respons terhadap Hasil Review

Subjek: Respons terhadap Hasil Review – [Nomor Naskah] – [Judul Singkat Naskah]

Kepada Yth.
Bapak/Ibu Editor
[Nama Jurnal]
di Tempat

Dengan hormat,

Terima kasih atas surat keputusan dan komentar dari reviewer terhadap naskah kami berjudul “[Judul Lengkap Naskah]” (Nomor: [Nomor Naskah]). Kami sangat menghargai waktu dan pertimbangan yang telah Bapak/Ibu dan tim reviewer berikan.

Kami telah merevisi naskah dengan cermat berdasarkan masukan-masukan yang diberikan. Perubahan utama meliputi:

1. [Jelaskan revisi utama 1]

2. [Jelaskan revisi utama 2]

3. [Jelaskan revisi utama 3]

Dalam lampiran, kami kirimkan:

• Naskah revisi yang telah diperbaiki

• Naskah dengan track changes yang menunjukkan revisi

• Dokumen respons terhadap setiap komentar reviewer

Kami berharap revisi ini memenuhi harapan Bapak/Ibu dan tim reviewer. Tentu saja kami terbuka untuk melakukan perbaikan lebih lanjut jika diperlukan.

Terima kasih atas bimbingan dan kesempatan yang diberikan.

Hormat kami,
[Nama Lengkap]
[Afiliasi Institusi]
[Alamat Email]
[Nomor Telepon]

Etika Komunikasi yang Harus Selalu Dijaga

Menjaga etika komunikasi dengan editor adalah hal mutlak. Berikut prinsip-prinsip yang harus Anda pegang:

1. Gunakan Bahasa yang Sopan dan Profesional

Selalu gunakan bahasa formal yang mencerminkan profesionalisme akademik. Awali dengan salam pembuka yang hormat dan akhiri dengan penutup yang sopan .

2. Sampaikan Pesan dengan Jelas dan Singkat

Editor adalah orang yang sibuk. Sampaikan maksud Anda secara langsung, jelas, dan tidak bertele-tele. Gunakan paragraf-paragraf pendek dengan poin-poin yang mudah dipahami .

3. Hindari Spamming dan Pengulangan yang Tidak Perlu

Jangan mengirim pesan berulang-ulang dalam waktu singkat. Beri waktu yang cukup bagi editor untuk merespons sebelum mengirimkan pengingat .

4. Bersikap Sabar dan Menghargai Waktu Editor

Proses review memerlukan waktu yang tidak sebentar. Bersabarlah menunggu respons editor tanpa menekan secara berlebihan .

5. Berterima Kasih atas Setiap Respons yang Diberikan

Bahkan jika responsnya negatif, ucapkan terima kasih atas waktu dan pertimbangan yang telah diberikan. Sikap ini menunjukkan kedewasaan akademik Anda .

Kapan Waktu yang Tepat untuk Menghubungi Editor?

Pemilihan waktu yang tepat sangat penting dalam berkomunikasi dengan editor:

Situasi yang Tepat untuk Menghubungi Editor:

• Setelah melewati batas waktu review yang disebutkan di website jurnal

• Untuk menanyakan klarifikasi tentang masukan reviewer

• Memberikan informasi penting terkait naskah yang sedang diproses

• Menanggapi hasil review atau keputusan editorial

Situasi yang Harus Dihindari:

• Meminta Letter of Acceptance (LoA) ketika status naskah masih “in review”

• Menanyakan status naskah kurang dari 1 bulan setelah submit

• Menghubungi editor di luar jam kerja atau pada akhir pekan

• Menghubungi untuk hal-hal yang sudah jelas tercantum di panduan penulis

Kesalahan Umum yang Harus Dihindari

Berdasarkan pengalaman para peneliti senior, berikut kesalahan umum yang sering dilakukan:

1. Tidak membaca panduan penulis sebelum menghubungi
   Banyak pertanyaan yang sebenarnya sudah terjawab dalam panduan penulis.

2. Menggunakan bahasa tidak formal atau terlalu santai
   Komunikasi akademik memerlukan tingkat formalitas tertentu.

3. Menuntut respons atau tindakan segera
   Bersikap demanding akan membuat editor enggan membantu Anda.

4. Tidak menyertakan informasi lengkap tentang naskah
   Selalu cantumkan judul lengkap, nomor naskah, dan tanggal submit.

5. Meminta LoA sebelum naskah diterima
   LoA hanya diberikan setelah naskah dinyatakan layak terbit.

Template Checklist Sebelum Mengirim Email ke Editor

Gunakan checklist berikut untuk memastikan email Anda sudah optimal:

• Nama dan kontak editor sudah tepat

• Subjek email jelas dan informatif

• Salam pembuka formal dan sopan

• Perkenalan diri singkat dan jelas

• Tujuan komunikasi tersampaikan dengan baik

• Informasi naskah (judul, nomor, tanggal) lengkap

• Bahasa yang digunakan formal dan sopan

• Permintaan atau pertanyaan disampaikan dengan jelas

• Tidak ada tuntutan atau tekanan dalam bahasa

• Salam penutup yang sopan

• Informasi kontak lengkap dicantumkan

• Dokumen pendukung sudah dilampirkan (jika diperlukan)

Menanggapi Masukan Editor dengan Professional

Bagian penting lain dari komunikasi dengan editor adalah bagaimana Anda menanggapi masukan dan permintaan revisi. Menanggapi dengan tepat dapat menentukan apakah naskah Anda akan diterima atau ditolak .

Langkah-Langkah Menanggapi Masukan Editor:

1. Berhenti sejenak sebelum membalas
   Jangan langsung membalas email, terutama jika Anda merasa kecewa dengan keputusan tertentu. Beri diri waktu 24 jam untuk memproses informasi secara objektif .

2. Ucapkan terima kasih
   Mulai respons dengan mengucapkan terima kasih atas waktu dan pertimbangan editor dan reviewer.

3. Tanggapi setiap poin secara spesifik
   Gunakan format “quote-answer-evidence”: kutip komentar, jelaskan tindakan Anda, dan tunjukkan bukti revisi .

4. Gunakan matriks respons untuk revisi kompleks
   Untuk masukan yang banyak dan kompleks, buat tabel dengan kolom: Komentar Reviewer, Tindakan yang Diambil, dan Lokasi Revisi .

5. Sertakan naskah dengan track changes dan naskah bersih
   Memudahkan editor dan reviewer untuk melihat perubahan yang telah Anda lakukan .

Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ)

1. Berapa lama biasanya editor merespons email?

Bervariasi, umumnya 3-7 hari kerja. Jika belum ada respons dalam 2 minggu, Anda dapat mengirim email follow-up yang sopan.

2. Apakah boleh menghubungi editor via media sosial?

Hindari menghubungi editor melalui media sosial pribadi, kecuali jurnal tersebut memiliki akun resmi yang dikhususkan untuk komunikasi akademik .

3. Bagaimana jika editor tidak merespons email sama sekali?

Pastikan Anda telah menggunakan subjek yang jelas, mengirim ke alamat email yang tepat, dan tidak masuk kategori spam. Anda bisa mencoba mengirim follow-up setelah 2-3 minggu atau menggunakan formulir kontak di website jurnal jika tersedia.

4. Kapan waktu terbaik untuk meminta Letter of Acceptance (LoA)?

LoA seharusnya diminta setelah naskah dinyatakan diterima, bukan ketika status masih “in review” .

5. Apakah perlu mengirimkan thank-you email setelah naskah diterima?

Sangat dianjurkan untuk mengucapkan terima kasih setelah naskah diterima. Sikap ini membangun hubungan baik untuk publikasi di masa depan.

Kesimpulan

Menghubungi editor jurnal nasional dengan sopan adalah keterampilan penting yang harus dikuasai setiap peneliti, dosen, atau mahasiswa. Komunikasi yang efektif dan profesional tidak hanya meningkatkan peluang diterimanya naskah Anda, tetapi juga membangun reputasi positif dalam komunitas akademik.

Dengan mengikuti panduan dan template yang telah dijelaskan, Anda dapat lebih percaya diri dalam berkomunikasi dengan editor jurnal nasional. Ingatlah bahwa editor adalah mitra dalam mempublikasikan penelitian Anda, bukan pihak yang harus ditakuti.

Butuh pendampingan lebih lanjut untuk publikasi jurnal nasional? Tim ahli Mahri Publisher siap membantu Anda menyusun naskah hingga strategi komunikasi dengan editor untuk meningkatkan peluang diterima di jurnal nasional terakreditasi.

Sumber Referensi

1. 12 Cara Menghubungi Editor Jurnal yang Efektif – Publish Jurnal

2. SINTA – Science and Technology Index

3. Bagaimana Cara Menghubungi Editor Jurnal – Ruang Jurnal

4. Editorial Team Jurnal Ilmiah IAI AL-AZIZIYAH – Unisai

5. Publikasi Jurnal Cepat 2025 – Arbain

6. Meminta LoA pada Saat Status Artikel in-review – Erickunto

7. Seni Halus Menanggapi Permintaan Editor Jurnal – Proof Reading Service

8. Mengapa Cover Letter Penting dalam Submit Jurnal? – IDSCIPUB