Cara Membuat Group dan Kolaborasi dengan Mendeley

Dalam dunia penelitian yang semakin terkoneksi, kolaborasi yang efektif seringkali menjadi kunci kesuksesan sebuah publikasi. Namun, banyak akademisi mengalami kendala dalam mengelola referensi secara tim, seperti versi dokumen yang tidak terpusat, sulit berbagi anotasi, atau batasan akses ke artikel lengkap. Mendeley menawarkan solusi praktis melalui fitur Groups yang memungkinkan Anda dan tim berkolaborasi secara terstruktur dengan berbagi referensi, catatan, dan file PDF secara real-time.

Memahami Konsep dan Manfaat Mendeley Groups

Mendeley Groups adalah fitur yang memungkinkan beberapa pengguna Mendeley untuk membuat perpustakaan referensi bersama . Fitur ini sangat berguna ketika Anda terlibat dalam penulisan paper bersama, penelitian kelompok, atau sekadar ingin berbagi literatur dengan rekan sejawat.

Dengan Mendeley Groups, Anda dapat:

• Berbagi kumpulan referensi dengan seluruh anggota grup

• Menyimpan file PDF lengkap yang dapat diakses semua anggota (khusus grup privat)

• Membuat anotasi dan highlight pada PDF yang dapat dilihat oleh semua anggota grup

• Berdiskusi melalui platform grup mengenai penelitian dan referensi

Fitur ini menghilangkan kebutuhan untuk mengirim file PDF secara manual melalui email atau platform chat, yang seringkali membuat versi dokumen menjadi tidak terpusat dan sulit dilacak.

Jenis-Jenis Grup di Mendeley dan Karakteristiknya

Sebelum membuat grup, penting untuk memahami tiga jenis grup yang tersedia di Mendeley agar Anda dapat memilih format yang paling sesuai dengan kebutuhan kolaborasi:

Tabel Perbandingan Jenis-Jenis Grup di Mendeley

Private Group adalah pilihan ideal untuk tim kecil yang sedang mengerjakan paper atau proyek penelitian spesifik yang membutuhkan berbagi artikel lengkap . Sementara Invite-only dan Open Group lebih cocok untuk diskusi topik umum dan membangun jaringan penelitian tanpa perlu berbagi file PDF lengkap.

Langkah-Langkah Praktis Membuat Grup di Mendeley

Persiapan Awal

Pastikan Anda telah:

• Menginstal Mendeley Desktop atau Mendeley Reference Manager terbaru

• Memiliki akun Mendeley yang sudah terverifikasi

• Menyiapkan daftar email rekan kolaborasi (jika ingin langsung mengundang)

Membuat Grup Baru

1. Buka Mendeley Desktop di komputer Anda

2. Klik “Create Group” yang terdapat di menu sebelah kiri

3. Isi detail grup yang diminta:

   • Group Name: Beri nama yang spesifik dan relevan dengan topik penelitian

   • Description: Masukkan ringkasan singkat tentang tujuan dan fokus grup

   • Group Type: Pilih jenis grup sesuai kebutuhan (private, invite-only, atau open)

4. Klik “Create Group” untuk menyelesaikan proses

Mengundang Anggota ke Dalam Grup

Setelah grup berhasil dibuat, Anda dapat langsung mengundang anggota:

1. Klik pada nama grup yang baru saja dibuat di library Anda

2. Pilih “Invite Members”

3. Masukkan alamat email rekan-rekan yang ingin diundang

4. Tambahkan pesan personal (opsional) untuk membuat undangan lebih menarik

5. Klik “Send Invites” atau “Invite” untuk mengirimkan undangan

Undangan akan dikirim via email, dan penerima dapat bergabung dengan mengklik link “Join this group” dalam email tersebut .

Strategi Optimalisasi Kolaborasi dalam Mendeley Groups

Berbagi dan Mengelola Referensi

• Menambahkan referensi ke grup: Drag and drop dokumen dari library pribadi Anda ke dalam grup, atau gunakan opsi “Add” di dalam folder “Documents” grup tersebut

• Edit metadata bersama: Klik “Edit” pada panel detail dokumen untuk memperbaiki atau melengkapi informasi referensi yang dapat dilihat semua anggota

• Sinkronisasi rutin: Pastikan untuk menekan tombol “Sync” secara berkala agar semua perubahan tersimpan dan terupdate di semua perangkat anggota

Membaca dan Beranotasi Secara Kolaboratif

• Buka PDF di peramban dengan mengklik ikon PDF pada referensi di grup

• Gunakan fitur highlight dengan berbagai warna untuk menandai bagian penting

• Tambahkan catatan/catatan pada bagian tertentu yang ingin didiskusikan dengan anggota lain

• Semua anotasi akan terlihat oleh anggota grup lainnya, memudahkan diskusi tematik

Tips Kolaborasi Dokumen yang Efektif

Berdasarkan pengalaman praktisi, berikut strategi untuk memaksimalkan kolaborasi dengan Mendeley Groups:

1. Tetapkan satu orang sebagai pengelola “master document” yang bertanggung jawab menggabungkan semua masukan dan perubahan

2. Hindari berbagi dokumen Word melalui Google Drive atau DropBox karena dapat merusak koding referensi Mendeley

3. Gunakan email untuk berkirim dokumen yang sudah terintegrasi dengan Mendeley references

4. Manfaatkan Track Changes di Microsoft Word karena aman digunakan dengan referensi Mendeley

5. Monitor penggunaan penyimpanan cloud karena semua file dalam grup privat berkontribusi terhadap batas penyimpanan akun Anda

Batasan dan Pertimbangan Teknis

Pengguna akun gratis Mendeley hanya dapat membuat 1 grup privat dengan maksimal 3 anggota (termasuk pembuat) . Namun, tidak ada batasan untuk jumlah grup privat yang bisa Anda ikuti sebagai anggota. Kapasitas penyimpanan untuk akun gratis adalah 2GB, yang sebenarnya cukup untuk ratusan artikel PDF standar .

Untuk tim yang lebih besar, pertimbangkan untuk meningkatkan ke akun berbayar atau menggunakan kombinasi grup privat (untuk berbagi PDF) dengan grup invite-only (untuk diskusi yang lebih luas).

Alternatif Kolaborasi di Luar Mendeley Groups

Jika Anda membutuhkan kolaborasi yang lebih kompleks, beberapa alternatif lain dapat dipertimbangkan:

• Zotero Groups: Menawarkan fitur grup dengan kapasitas lebih besar untuk akun gratis

• Overleaf: Platform menulis LaTeX online yang terintegrasi dengan reference manager

• Google Scholar Library: Untuk berbagi daftar referensi sederhana (tanpa PDF)

Kesimpulan

Mendeley Groups merupakan solusi powerful untuk meningkatkan efisiensi kolaborasi penelitian Anda. Dengan memahami jenis grup, cara pembuatan, dan strategi optimalisasinya, Anda dan tim dapat menghindari masalah umum dalam manajemen referensi tim dan fokus pada konten penelitian yang berkualitas.

Butuh percepatan publikasi? Tim Mahri Publisher siap membantu konsultasi gratis untuk optimalisasi strategi publikasi jurnal Anda.

🔗 Sumber Alat & Platform Akademik

Sumber ini merujuk langsung pada alat kolaborasi yang menjadi fokus artikel, Mendeley, serta panduan dari institusi pendidikan tinggi.

• Mendeley Ltd.(2025). Mendeley – Reference Management Software. com.  https://www.elsevier.com/products/mendeley
• University of Otago.(2024). Using Mendeley for Collaboration – Beyond the Basics. ac.nz. https://www.otago.ac.nz/library/using-mendeley-for-collaboration.
• Ohio State University.(2024). Collaboration in Mendeley – Citation Management Tools. edu. https://osula.edu/collaboration-in-mendeley.
• Florida State University.(2024). Collaborate with Mendeley. fsu.edu. https://www.lib.fsu.edu/collaborate-with-mendeley.